Diberitahukan kepada seluruh peserta yang lolos seleksi berkas USM Prestasi Khusus tahun 2020, untuk mengikuti SOP sebagai berikut.
Peserta wajib menyiapkan Kartu Identitas (e-KTP), Bukti Pembayaran, dan Kartu Tes Peserta untuk keperluan verifikasi. Bagi peserta yang belum mempunyai e-KTP, mohon juga menyiapkan identitas lain (SIM/Paspor/surat domisili/Ijazah). Silakan menandatangani dan menempel foto pada Kartu Tes Peserta yang dapat dicetak dengan login pada lamanhttp://usm-pk.itera.ac.id/
Bersama SOP ini terlampir susunan pelaksanaan (rundown) Tes SELEKSI PENERIMAAN MAHASISWA BARU JALUR Berbasis Daring sebagai gambaran pelaksanaan saat tes wawancara berlangsung.
SYARAT PESERTA
- Peserta tes dibuktikan kartu identitas KTP/SIM/Surat Keterangan Domisili/ijazah
- Peserta harus menyiapkan dokumen-dokumen asli sesuai yang diupload dan pengisian data saat pendaftaran.
- Memiliki kemampuan untuk menjalankan komputer dengan terampil dan tidak memiliki hambatan penglihatan (calon peserta dengan disabilitas akan diberikan perlakuan tersendiri).
- Mampu menyediakan perangkat sesuai kriteria yang ditentukan.
- Peserta harus siap menampilkan prestasi yang dihasilkan sesuai kategori sertifikat juara yang diupload pada saat pendaftaran dihadapan Tim Penilai
- Peserta khusus prestasi (paduan suara, alat musik dan renang) diharapkan membawa video saat pelaksanaan tes dan mengirimkan link video yang memuat kemampuan dalam prestasi non akademik tersebut via channel youtube/instagram dengan mengirimkan link video tersebut melalui email kepada panitia seleksi sebelum pelaksanaan tes wawancara tanggal 24 Agustus 2020.
- Peserta khusus prestasi (LKTI) diharapkan membawa/menunjukan karya tulis yang dihasilkan pada saat pelaksanaan tes wawancara tanggal 24 Agustus 2020.
PERANGKAT YANG PERLU DISIAPKAN (SYARAT WAJIB)
- Menyediakan perangkat komputer (PC/laptop) dengan spesifikasi sebagai berikut:
- ukuran layar monitor minimal 12″,
- sistem operasi Windows (minimal OS Windows 7),
- memiliki fasilitas audio dan video webcam yang dapat berfungsi dengan baik,
- memiliki program browser internet (Firefox) atau Google Chrome,
- mematikan antivirus dan update otomatis sistem Windows pada saat pelaksanaan tes.
- Memiliki akses internet yang lancar dan stabil minimal 4G/10Mbps.
- Menyediakan kuota internet yang cukup (minimal 3GB) atau mengakses wifi dari penyedia layanan (provider) yang lancar dan stabil.
- Menyediakan telepon pintar yang sudah terinstal aplikasi Whatsapp (WA) sebagai media komunikasi dengan panitia seleksi.
- Menyediakan meja-kursi dengan latar belakang tembok dengan jarak tidak lebih dari 2 meter.
- Meja harus dibersihkan dari barang-barang selain laptop, alat peraga bakat prestasi dan alat tulis (pena/pensil dan kertas)
- Ruangan tes harus memiliki atau mendapatkan sinar yang terang.
- Tersedia UPS (PC) atau pastikan baterai laptop dalam kondisi baik sebagai antisipasi apabila terjadi mati listrik. Pastikan laptop terhubung dengan daya selama pelaksanaan tes berlangsung.
PERSYARATAN PARTISIPASI KETIKA PELAKSANAAN
- Peserta mengenakan kemeja atau blus berwarna putih dan tidak menggunakan topi. Khusus wanita berkerudung disarankan menggunakan kerudung berwarna cerah.
- Ketika mengikuti tes peserta sudah menempati meja yang telah disesuaikan dengan persyaratan selama proses tes berlangsung.
PERATURAN PELAKSANAAN
- Peserta harus mengikuti tes wawancara secara mandiri dan tidak dibantu oleh orang lain.
- Peserta tidak diperbolehkan mendokumentasikan kegiatan tes wawancara.
- Peserta tidak diperbolehkan menyebarluaskan seluruh panduan dan dokumen pendukung Tes wawancara.
- Peserta tidak diperbolehkan menyimpan seluruh panduan dan dokumen pendukung setelah selesai melaksanakan Tes wawancara.
- Panitia berhak menghentikan proses Tes wawancara yang sedang berjalan atau tidak mengeluarkan hasil seleksi jika mendapati peserta melakukan tindakan kecurangan atau pelanggaran peraturan.
PROSEDUR DAN KETETAPAN SELAMA PELAKSANAAN
- Peserta harus masuk online meeting conference tepat waktu sesuai jadwal.
- Peserta harus sudah menginstall perangkat online meeting conference atau masuk secara browser online yang ditetapkan oleh panitia. Peserta yang belum menginstall atau masuk online akan dikeluarkan dari partisipasi pada hari/sesi tes tersebut dan dinyatakan didiskualifikasi.
- Peserta diperkenankan menyiapkan pena dan lembar kertas polos untuk keperluan coret-coret serta alat peraga untuk menampilkan prestasi sesuai bidang masing-masing.
- Peserta dilarang menggunakan alat bantu hitung maupun alat bantu lainnya selama mengerjakan tes.
- Selama pelaksanaan tes wawancara peserta menghadap ke layar monitor dengan posisi sesuai dengan aturan (100 persen wajah dan bahu tampak terlihat di layar monitor).
- Selama pelaksanaan tes wawancara peserta harus on microphone dan webcam
- Jika terjadi putus koneksi internet pada server maka panitia akan mengulangi proses pelaksanaan Tes wawancara setelah koneksi tersambung.
- Jika terjadi putus koneksi pada internet, video (webcam), atau audio (microphone dan speaker) pada peserta maka tester/panitia akan memutuskan apakah peserta diperbolehkan melanjutkan tes wawancara yang sudah dilaksanakan atau tidak, berdasarkan informasi dan data dari Admin IT.
- Peserta wajib terhubung dengan panitia melalui Google Meeting mulai dari proses verifikasi data sampai dengan selesai pengerjaan tes wawancara. Pastikan audio dan video pada Google Meeting berjalan lancar.
- Peserta yang tidak hadir dalam Google Meeting dan tidak melalui proses verifikasi data dinyatakan didiskualifikasi.
- Peserta yang mengalami kendala teknis saat pelaksanaan tes wawancara telah dimulai dan kendala peserta tidak dapat melaksanakan tes/menyelesaikan tes dinyatakan didiskualifikasi.
SUSUNAN PELAKSANAAN TES BERBASIS DARING JALUR PRESTASI KHUSUS DI INSTITUT TEKNOLOGI SUMATERA
| Waktu | Uraian Kegiatan | Catatan |
| Paling lambat join di google classroom maksimal pukul 07.00 WIB tanggal 24 Agustus 2020 | Peserta masuk google classroom sesuai bidang kategori untuk mendapatkan pengarahan jadwal dan mendapatkan link google meeting | Peserta join di google classroom dengan kode kelas sebagai berikut : Bidang olahraga : e47jk5hBidang pramuka : cvb45pnBidang Religi : uosyjj4Bidang Seni dan Sastra : vlc4gufBidang IT dan Robotic :6qtcsxfBidang Beladiri : p5e3ldhBidang OSN dan LKTI : yhf4ixt |
| 5 menit sebelum jadwal peserta masing-masing | Peserta bersiap masuk google meeting | Meeting ID dan meeting password diinformasikan melalui google classroom/emailPeserta sudah membuka aplikasi/online meeting Peserta menyiapakan dokumen asli untuk verifikasi berkas sesuai yang diupload saat pendaftaran |
| 5 menit verifikasi data setiap peserta | Pengkondisian dan verifikasi data | Peserta hadir dan dimasukkan ke ruang kelas online masing-masingPastikan audio dan video dalam aplikasi meeting online berjalan lancarVerifikasi data peserta dilakukan di kelas masing-masingPengawas membacakan tata laksana tes |
| 5 menit | Panitia/panelis melaksanakan instruksi tes | Peserta mematikan microphone dan tetap menyalakan webcam/video tetap on |
| 15 sd 20 menit untuk 1 peserta | Proses pengerjaan Tes | Peserta mengikuti pelaksanaan tes wawancara masing-masing tanpa dibantu oleh pihak lain dengan ketentuan akan dimonitor terus oleh pengawas dan peserta harus menyalakan webcam/video Peserta yang telah menyelesaikan tes wawancara, diperkenakan untuk leave meeting atas izin dari pengawas/panitiaPeserta akan mengikuti tes sesuai jadwal dan room meeting masing-masing set |
Standar Operasional Prosedur (SOP) tes berbasis daring ini, untuk kelancaran teknis pelayana selama pelaksanaan tes wawancara seleksi penerimaan mahasiswa baru jalur prestasi khusus di Lingkungan Institut Teknologi Sumatera.
